自助投递机和退单柜使用说明

发布者:财务处发布时间:2022-03-11浏览次数:10

附件1

自助投递机和退单柜使用说明


  1. 退单柜使用流程介绍

(一)投递流程

第一步:确保网上预约报账系统中的报销信息(个人联系方式)维护好,便于您手机接收财务处推送的单据物流消息。

第二步:装袋。将经过网上预约的报销单装入投递专用袋,装入时请务必“一单一袋”(每次投递口打开时,只能投放一个预约单,请勿多投或漏投),预约报销单在最上面。

第三步:点击“投递”按钮。请注意屏幕按钮下方的剩余投递量,点击投递机屏幕中的【投递】按钮(如未找到,请轻触屏幕打开屏保)。

第四步:扫条形码。请将预约报销单上的条形码对准机器屏幕左下方的“条形码”区域扫描。如果扫描失败,可以在屏幕下方右侧键盘上手工输入预约单单号,按【确认】键完成扫码。扫码完成后,投递电动门将自动打开。


第五步:投递。请在30秒内将投递袋通过投递机下方的电动门投递入箱,并点击屏幕上的【确定】按钮。投递成功后,手机将收到投递成功的短信通知。


(二)投递注意事项

1.自助投递票据要求

1)单据需经过网上预约自助报账投递机只适用于经过网上预约的票据才能投递。

2为减少退单率,投递前请务必按照财务规定,检查预约单据相关信息及其附件是否完整,签字是否齐全。

3)务必“一单一袋”。装袋时,请务必将一张预约单所对应的票据装入一个袋子中,不可以将几张预约单及所对应的票据混合装入一个袋子中,以免票据混乱,会计人员无法审核。

2.报销专用投递袋

 “财务报销专用投递袋”为重复循环使用物品,请勿挪用并注意保管。

3.投递扫描要求

1)务必一袋一扫请先扫描预约报销单上的条形码后再投递,如未扫描则投递系统不会生成投递单号,进而影响后续分单报销。

2)注意剩余投递量。每台投递机可投递100份预约单,投递前请观察屏幕按钮下方显示自助投递机的剩余投递量,以免出现超量无法投递的现象。

3)规定时间内投递。预约单扫描后请在规定的30秒时间内投递,超时电动门关闭,再次扫描预约单将不能进行投递。


  1. 退单柜使用流程介绍

(一)退单流程

第一步:收到短信通知。手机短信收到含“8位数的取件码”的通知,在3个工作日内到指定退单柜上取件。

第二步:“取件”。点击投递机屏幕上的【取件】按钮,输入短信通知中“8位数的取件码”,此时含此预约单的抽屉自动打开,取回预约单后,请点击【确定】按钮关闭抽屉(自动关闭,请切勿手推)。

第三步:“归还投递袋”。取完单据后,请将收纳预约单的投递袋归还到指定位置,供投递的师生继续使用。